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社員寮の規則を決めるポイントは?規則の策定手順と注意事項を解説

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福利厚生、働き方改革の観点から、今あらためて必要性が見直されつつある社員寮。社員寮を設ける際には、不動産の確保だけではなく、規則作りなど細かな準備が必要です。新たに社員寮の担当に任命され、戸惑っている方もいるでしょう。本記事では、社員寮の規則の決め方や注意したいポイント、手順について解説します。

社員寮の種類

自社で運用・管理する社員寮は、大きく分けて、社有型社員寮と借り上げ型社員寮の2種類があります。

社有型の社員寮

企業で所有している建物を社員寮にしているタイプが、社有型社員寮です。昔ながらの「社宅」と聞けばイメージしやすいでしょう。

同じ建物内に社員が住んで生活するため、社員同士のコミュニケーションが取りやすい点がメリットです。また、企業側の契約事務手続きの手間も、後に説明する借り上げ型と比べると比較的少ないと言えます。ただし、その一方で社員のプライベートへの干渉が懸念されます。
また、固定費用として不動産の維持管理費用が発生する他、施設管理の手間がかかります。

借り上げ型の社員寮

すでにある物件を借り、社員に住まいとして貸し出すタイプが、借り上げ型社員寮です。1棟丸々をあらかじめ借りて押さえているケース、必要に応じてその都度借りるケースに分けられます。

物件選びは、運用・管理する企業が行いますが、1軒ごとに借り上げるケースでは、社員個人が行う場合もあります。手間はかかりますが、自分で選べることをメリットだと感じる社員もいるでしょう。

賃料は住宅手当として企業が援助することが多く、非課税にできる点や施設管理が不要な点がメリットです。社員ごとに契約や賃料の支払いの手間が発生しますが、不動産の管理維持にかかるコスト負担との比較、また、短いスパンで見直しが可能なことから、近年は借り上げ型の社員寮が多くなっているようです。

社員寮の規定を定める

社員寮を運用する場合、まずは寮規定を定める必要があります。寮規定とは、社員寮の運営や入居条件に関する社内規定です。例として、次のような内容が含まれます。

<寮規定の例>

  • ・入退寮に関するルール、手続き方法
  • ・入寮者の年齢制限の有無
  • ・寮費(給与天引き額)

主な項目について、定め方のポイントは下記のとおりです。

入寮に関する条件

入寮に関する諸条件を定めておきます。入寮可能な上限年齢や、入社後の上限年数を決めておきましょう。また、入寮期限を決めておく企業も多いです。

また、入寮が決定した後、入寮するまでの期日も決めておきましょう。

寮費

寮費の金額、支払い方法の他、破損・鍵などの紛失による修繕費、弁償代のルールについても定めておきます。

退寮に関する条件など

規則に違反した場合、会社を退職した場合、結婚した場合、入寮後一定年月が経過した場合など、退寮に関するルールも決めておきます。

寮規定の次に必要となるのが規則です。規則は、寮の管理に関しての必要事項。寮内で守らなければならないルールを指します。どのような内容を含めるのかは、目的に応じて異なります。詳しくは次で説明します。

社員寮の規則を定める

社員寮の規則策定は、主に管理体制・生活ルール・禁止事項の3種に分けられます。それぞれについて、決めておくべき内容を説明します。

寮の管理体制

寮の共有部分の清掃やメンテナンス、窓口業務など、管理体制について決める必要があります。管理人を配置する場合は、業務内容、業務曜日や時間も定めましょう。管理人を置かない場合、また、管理人を置いても清掃業務を業務に含めない場合は、共有部分の清掃を社員寮の住人でまかなわなければなりません。掃除当番のルールなども規則として決めておきましょう。

寮での生活ルール

食事に関するルール、門限、来客、共用スペースの使い方など、生活全般に関するルールを定めます。

<食事>

食堂がある社員寮の場合は、食堂の運営時間や外食などで食事が不要となる場合にどうするか、といった点を決めておかなければなりません。食費については、会社が全額負担するのか、一部補助するのか、その配分についても決めておきましょう。

<門限>

門限を設けるかどうか、設ける場合は何時に設定するのか、を決める必要があります。遅れてしまった場合の対応についても決めておきます。

<来客>

入寮者以外の訪問についても制限が必要です。家族ならいいのか、恋人や友人も含めるのか、について定めましょう。女性寮の場合、男性の立ち入りは不可とするケースが多く見られます。また、立ち入りを可とする場合、面会場所に制限を設けるかどうかについても考えておきましょう。

<外泊>

事前の外泊届が必要なのか、必要な場合は、誰が承認、管理するかなど、外泊する際のルールを決めておく必要があります。

<その他>

掃除当番、共有物の使い方についてのルールや整理整頓の方法など、入居者各自のあいまいな解釈から、不平不満となることを防ぐためにも、必要に応じて明文化しておくことが大切です。また、生活音やテレビなどの騒音に対する注意や居室を不在にする場合の施錠など、共同生活上のマナーに関する細かなルールも必要です。ただし、お互いの生活を快適に保つため、という目的は忘れず、息苦しくならないよう最低限とするのが望ましいでしょう。

禁止事項

守らなければならないルールと合わせ、禁止事項も決めておきます。

<禁止事項の例>

  • ・ペットの飼育
  • ・DIYなど、部屋の改装
  • ・政治活動、宗教活動
  • ・火気
  • ・喫煙

社員寮の規則の策定ポイント

社員寮の規則は、企業によって入れ込んでおくべき内容が異なります。策定する際は、下記のポイントを踏まえておくと良いでしょう。

  • ・社員寮を作る目的を果たせるルール
  • ・共同生活であることを意識できるルール
  • ・共用施設・設備を大切に扱うことを意識できるルール
  • ・過干渉にならない範囲のルール

特に、企業によって異なってくるのは、目的を果たせるルール作りです。単に社員への住まい提供を目的としているケースと、社員同士のコミュニケーション促進、繋がりの醸成を目的にしているケースとでは、必要となる規則には違いが生じます。例えば、コミュニケーション促進を果たしたいのであれば、食事で顔を合わせられるような仕組みを、規則作りの段階で工夫しておくと良いでしょう。

また、社員寮はあくまでも共同生活ですが、一方で、社員がプライベートな時間を過ごす場でもあり、社員同士が協力し合って自治を行う場でもあります。過干渉にならないことを意識しておくことが大切です。

自社で社員寮を運用するメリット・デメリット

自社で社員寮を運用しようとする場合、気になるのは、そのメリットとデメリットかと思います。主な点をいくつか挙げるので、参照ください。

<メリット>

  • ・福利厚生の拡充によるワークライフバランスの促進
  • ・従業員の家賃負担軽減
  • ・人事課題の解決に繋げられる
  • ・食生活のサポートによる健康促進

<デメリット>

  • ・財政リスク(社有型社員寮の場合)
  • ・社員寮の規定・社員寮の規則決めの難しさ
  • ・入寮・退寮など、手続きが面倒
  • ・社員寮への従業員の抵抗感

上記のメリットに挙げた人事課題の解決には、帰属意識の向上や離職率の低下が該当します。また、勤務時間中には交流しづらい他部署の社員同士の関係構築が促進でき、セクショナリズムの緩和も期待できます。

多々メリットがある一方で、やはりデメリットとなるのは、運用コストです。借り上げ型社員寮であれば維持管理費用は削減できますが、契約回りの事務作業はどうしても発生します。また、社員同士の関係作りを目的とする場合、社員が希望する物件を企業が契約するスタイルでは実現が難しいため、一定の部屋数を確保するなど、物件探しにも難しさがあるといえるでしょう。

社員寮の運営は、アウトソーシング可能

社員寮の整備は、企業・社員双方にとってメリットがあるものの、一方で、運営コストがネックであったり、運営リソースを割けなかったり、といった点で二の足を踏みがちです。

そこで、おすすめなのは社員寮のアウトソーシングです。専門業者に運営を委託することで、事務手続きやトラブル対応にかかる時間を大幅に削減できます。また、食堂が付いていたり、管理人が常駐していたり、と充実したサービスを揃えているところも多く、社員の福利厚生としてもメリットがあります。帰属意識の向上にも繋げられるでしょう。

また、求人情報に「社員寮あり」と記載できるのもメリットです。

ドーミーなら、安心・手軽に社員寮の利用が可能

ドーミーでは、「ワンストップ社員寮」として、社員寮のアウトソーシングに対応しています。1室から契約可能なため、無駄なコストをかけることなく、充実のサービスを入寮者に提供可能。24時間365日マネージャーと寮母が常駐しているため、社員の体調不良時など、いざというときにも安心です。

物件探し、規則の策定といった手間、運営開始後の管理を省きたい企業の方は、ドーミーのワンストップ社員寮を検討してみてはいかがでしょうか。

ドーミーの社員寮については、こちらをご覧ください。

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